アルコールチェックの記録はデジタルでも良いですか？

はい、アルコールチェックの記録はデジタルで全く問題ありません。

紙の記録簿で運用する必要はなく、Excelや専用のクラウドサービスなどを利用した電子的な記録・保存が認められています。むしろ、管理の効率化やコンプライアンス強化の観点から、多くの企業でデジタル化が進んでいます。

デジタル記録で満たすべき要件

ただし、単にデジタルデータとして保存すれば良いというわけではなく、紙の記録簿と同様に、またはそれ以上に記録の信頼性を担保するための要件を満たす必要があります。

警察庁が示す主な要件は以下の通りです。

1. 記録が「なりすまし」や「改ざん」されたものではないことを証明できる状態にしておく必要があります。
   • 対策例：
     • 記録の修正・削除を行うと、その履歴が残るシステムの利用。
     • ID・パスワードで利用者を限定し、誰がいつ記録・確認したかが自動的に記録される仕組み。
     • タイムスタンプが付与されるサービスの利用。
2. 見読性の確保 安全運転管理者などが確認を求められた際に、すぐに内容を表示・印刷できる状態にしておく必要があります。データが暗号化されているなどで、権限のある者ですら簡単に見られない状態ではいけません。
   • 対策例：
     • 事業所にPCとプリンターを設置しておく。
     • データを標準的なフォーマット（PDFなど）で出力できる機能を持たせる。
3. 保存性の確保 記録は1年間の保存が義務付けられています。この間、データが消えたり、破損したりしないように管理する必要があります。
   • 対策例：
     • 定期的なバックアップを取る。
     • 信頼性の高いクラウドサービスを利用する。

デジタル記録の具体的な方法

1. クラウド型アルコールチェック管理サービス

現在、多くの事業者が提供している主流の方法です。

• メリット：
  • スマホアプリと連動し、検知器の測定結果や顔写真が自動で送信・記録される。
  • なりすましや改ざん防止の仕組みが整っており、法令要件をクリアしやすい。
  • 直行直帰の管理が非常に楽になる。
  • 記録の検索や管理が効率的。
• デメリット：
  • 月額利用料などのコストがかかる。

2. Excelやスプレッドシート

手軽に始められる方法です。

• メリット：
  • 追加のコストがかからない。
  • 自社の運用に合わせて自由にフォーマットを作成できる。
• デメリット：
  • 改ざんやなりすましが容易なため、ファイルの閲覧・編集権限を厳格に管理したり、変更履歴を記録・監視したりするなど、真正性を確保するための工夫が別途必要。
  • 手入力のため、入力ミスや記録漏れが起こりやすい。

結論として、デジタルでの記録は可能かつ推奨されますが、その際はデータの信頼性を確保する仕組みを整えることが非常に重要です。